معاونت بین الملل

شرح وظایف و مسئولیت‌ها

1. برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فعالیت‌های اجرایی و اداری معاونت بر اساس برنامه عملیاتی مصوب.

2. تدوین برنامه زمان‌بندی فعالیت‌های معاونت و پیگیری اجرای آن با همکاری مدیران مربوط.

3. مدیریت گردش مکاتبات، ثبت و ارجاع نامه‌ها، پیگیری پاسخ‌ها و نظارت بر بایگانی اسناد اداری.

4. تنظیم برنامه جلسات، تهیه دستور جلسات، هماهنگی حضور اعضا و پیگیری مصوبات.

5. تهیه گزارش‌های اجرایی، صورت‌جلسات، آمار عملکرد و مستندات مورد نیاز معاون و جانشین.

6. هماهنگی امور پشتیبانی، تجهیزات، فضاهای اداری، نیازهای لجستیکی و خدمات مورد نیاز معاونت در چارچوب مقررات.

7. برنامه‌ریزی و هماهنگی تشریفات اداری، استقبال و بدرقه هیئت‌های دانشگاهی خارجی و برنامه‌های بازدید، با همکاری واحدهای ذی‌ربط.

8. هماهنگی اجرایی برگزاری نشست‌ها، کارگاه‌ها، همایش‌ها، جلسات مجازی و برنامه‌های بین‌المللی.

9. پیگیری امور اداری مرتبط با سفرهای کاری خارجی و داخلی کارکنان و هیئت‌های دانشگاهی طبق ضوابط مربوط.

10. ایجاد و به‌روزرسانی بانک اطلاعاتی مکاتبات، تفاهم‌نامه‌ها، مأموریت‌ها، برنامه‌ها و سوابق اجرایی معاونت.

11. پیگیری درخواست‌های اداری دانشجویان و هیئت‌های خارجی و ارجاع آن‌ها به واحد تخصصی مسئول.

12. هماهنگی با واحدهای فناوری اطلاعات، منابع انسانی، امور دانشجویی، حراست، حقوقی و مالی دانشگاه برای پیشبرد امور اجرایی.

13. نظارت بر رعایت دستورالعمل‌های اداری، اصول حفاظت از اسناد و الزامات امنیت اطلاعات در محدوده مسئولیت.

14. مشارکت در تدوین و اصلاح فرایندهای کاری با هدف کاهش زمان ارائه خدمات و حذف مراحل غیرضروری.

15. پایش عملکرد اجرایی واحدها و ارائه گزارش از تأخیرها، موانع و اقدامات اصلاحی به معاون بین‌الملل.

16. هماهنگی نیازهای آموزشی و توانمندسازی کارکنان در زمینه مکاتبات بین‌المللی، تشریفات و مهارت‌های اداری.

17. نظارت بر حسن انجام وظایف کارکنان اجرایی تحت مسئولیت، در حدود اختیارات سازمانی.

18. همکاری با مسئول حسابداری برای تطبیق اسناد پشتیبانی هزینه‌ها با فعالیت‌ها و برنامه‌های اجرایی.

19. پیگیری امور اجرایی مرتبط با قراردادها و تفاهم‌نامه‌ها پس از تصویب و طی مراحل قانونی، بدون دخالت در اختیارات تخصصی واحد حقوقی یا مقام امضاکننده.

20. انجام سایر امور اجرایی مرتبط که از سوی معاون بین‌الملل در حدود مقررات ابلاغ می‌شود.